En el entorno empresarial, contar con los equipos de impresión adecuados puede marcar la diferencia en cuanto a la productividad y eficiencia de un negocio. Kyocera, una empresa especializada en tecnología de impresión, ofrece una amplia gama de opciones que se adaptan a empresas de todos los tamaños y tipos. En esta tutorial, exploraremos las características clave que debes tener en cuenta al comprar o alquilar una fotocopiadora, así como el uso de escáneres, encuadernadoras y máquinas destructoras.
Consideraciones según el tamaño de la empresa y necesidades de uso
Antes de elegir una fotocopiadora, tener en cuenta el tamaño de la empresa y las necesidades de impresión que esta tiene. A continuación, se presentan algunas consideraciones según el tamaño de la empresa:
Pequeñas empresas:
- Impresoras estándar: Estas impresoras son ideales para necesidades básicas de impresión. Son compactas y fáciles de usar, lo que las hace ideales para oficinas con espacio limitado.
- Impresoras multifuncionales: Algunas pequeñas empresas pueden tener necesidades más avanzadas en términos de impresión, escaneo y digitalización de documentos. En estos casos, existen soluciones dentro de la gama multifuncional que pueden adaptarse a un espacio y costo más reducido, pero que ofrecen más funciones que una impresora estándar.
Medianas y grandes empresas:
- Impresoras multifuncionales: Estos dispositivos ofrecen funciones de escaneo, impresión y copia en un solo equipo. Son más versátiles y pueden manejar una gama más amplia de tareas. En este caso, es importante considerar el número de equipos que serán necesarios para la empresa.
Empresas especializadas en digitalización e impresión de documentos:
- Impresoras de alta producción: Estos equipos de alta gama están diseñados para manejar grandes volúmenes de trabajo, ofreciendo alta velocidad y calidad de impresión. Sin embargo, tener en cuenta que estos dispositivos suelen ser más grandes, por lo que es necesario contar con el espacio adecuado.
Características detalladas a considerar
Al elegir una fotocopiadora, tener en cuenta una serie de características detalladas que pueden afectar la funcionalidad y eficiencia del equipo. A continuación, se presentan algunas de las características clave:
Velocidad de impresión
La velocidad de impresión es especialmente importante para las empresas que requieren un alto volumen de impresión. Kyocera ofrece modelos que pueden manejar desde 20 hasta 150 páginas por minuto en las impresoras de alta producción.
Calidad de impresión
La calidad de impresión se mide generalmente en DPI (puntos por pulgada). Una alta DPI es esencial para documentos con gráficos y fotos detallados. Tener en cuenta que, para obtener calidades muy altas, los tamaños de las impresoras suelen aumentar, por lo que es necesario evaluar la calidad real que se necesita.
Conectividad
La conectividad es otro aspecto importante a considerar. Kyocera ofrece soluciones que se integran fácilmente en infraestructuras de TI existentes, soportando conectividad WiFi, USB, Bluetooth, Conectividad en la Nube, NFC y redes Ethernet. La conectividad adecuada puede mejorar la productividad y facilitar el envío de diferentes tipos de documentos, aunque tener en cuenta que la configuración puede ser más compleja o simple dependiendo de la conectividad y la red de equipos con la que se vaya a comunicar.
Capacidad de papel
Algunas impresoras tienen múltiples bandejas que permiten utilizar diferentes tipos y tamaños de papel. Esto minimiza la necesidad de recargar durante trabajos grandes o estar pendiente de reponer la impresora con frecuencia. Los tamaños más comunes son A4 y A3, pero algunos equipos avanzados también pueden manejar tamaños más especializados.
Salida
La calidad y el tipo de salida son aspectos cruciales a considerar al elegir una fotocopiadora para su oficina. Los equipos modernos ofrecen una amplia gama de opciones, desde la impresión en blanco y negro hasta la impresión a color de alta calidad. La elección dependerá de las necesidades específicas de su empresa. Para documentos estándar, una fotocopiadora que solo imprime en blanco y negro podría ser suficiente. Sin embargo, si su empresa requiere la producción de materiales de marketing, presentaciones o gráficos detallados, una máquina que ofrezca impresión a color será indispensable. Además, algunos modelos avanzados permiten ajustar la calidad de la salida, lo que brinda aún más control sobre los documentos finales.
Tamaño
El tamaño del equipo es un factor fundamental a considerar, especialmente si el espacio es limitado en la oficina. Kyocera ofrece modelos compactos que son ideales para espacios más pequeños, lo que permite optimizar el uso del espacio disponible.
Funciones complementarias
Además de la impresión, algunos modelos avanzados de fotocopiadoras pueden escanear o digitalizar documentos, arrancar flujos de trabajo de aprobación, enviar faxes y administrar documentos de manera eficiente. Estas funciones complementarias pueden mejorar la productividad y agilizar los procesos en la oficina.
Precio y coste de consumibles
El precio inicial de la fotocopiadora es un factor a considerar, pero también tener en cuenta el coste de operación a largo plazo, que incluye el mantenimiento y los consumibles. En ocasiones, las impresoras menos especializadas pueden tener un coste inicial más bajo, pero el mantenimiento en caso de un uso elevado o la duración de los consumibles pueden hacer que el producto sea más caro de lo esperado. Es importante evaluar tanto el coste inicial como el coste de los consumibles a lo largo de la vida útil del producto para tomar una decisión informada.
Servicio de renting de Kyocera
Para las empresas que prefieren no hacer un gran desembolso inicial, Kyocera ofrece un excelente servicio de renting. Este servicio incluye:
- Pago único por página impresa.
- Sin desembolso inicial de equipos.
- Instalación, formación, mantenimiento y consumibles incluidos.
- Contrato con un mínimo de páginas al mes acordado.
- Coste cerrado y sin sorpresas.
- Una factura mensual para todos sus equipos.
Tres consejos a tener en cuenta antes de adquirir una fotocopiadora
A continuación, se presentan tres consejos importantes que debes tener en cuenta antes de adquirir una fotocopiadora:
- Establece tu presupuesto: Además del coste inicial, debes considerar los costes de mantenimiento a largo plazo. Evalúa tus necesidades: Es importante hablar con los empleados y determinar qué necesidades de impresión existen realmente en la empresa.
- Consulta opiniones: Leer reseñas o casos de éxito puede ser de gran ayuda en el proceso de toma de decisiones. Sin embargo, si aún tienes dudas, lo más efectivo es buscar el asesoramiento de una empresa especializada que pueda ofrecerte los mejores equipos ajustándose perfectamente a tus necesidades de precio y uso.
La elección de una fotocopiadora, así como el uso de escáneres, encuadernadoras y máquinas destructoras, es una decisión importante que requiere una cuidadosa consideración de varios factores. Con las soluciones de Kyocera, puedes estar seguro de que estás invirtiendo en tecnología de impresión confiable y eficiente. Cómo Kyocera puede ayudar a tu empresa a elegir el mejor equipo de impresión, ahorrando costes e invirtiendo en tecnología de impresión confiable y eficiente.
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